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La importancia de la Transformación Digital en la comunicación empresarial

13/09/2021

A lo largo de la historia, las sociedades se han transformado y han experimentado grandes saltos tras la aparición de los avances industriales y tecnológicos, que en principio fueron vistos como inventos con poco futuro, pero que luego fueron pensados como opciones favorables u oportunidades de cambio y avance, para finalmente ser entendidos como elementos necesarios y cambios ineludibles. Así, los sistemas que funcionan a través de Internet, como por ejemplo, las centralitas virtuales o los softwares de call center, han sido invenciones que han llegado para quedarse, por lo menos hasta ser relevados por sus versiones mejoradas. Es así como la revolución industrial, y posteriormente la revolución tecnológica, han ido moldeando los grandes avances de las sociedades y siendo oportunidades determinantes para las economías mundiales.

Desde hace ya algunos años, el boom del cambio lo ha generado la transformación digital, la cual se ha venido gestando de forma paulatina. Además, como consecuencia del repentino y prolongado cierre que trajo consigo el Covid-19, ha dejado en evidencia que la transformación digital pasó de ser una opción a una necesidad, y al mismo tiempo una gran oportunidad que nos permite tener acceso instantáneo a conocimientos, datos y herramientas que antes resultaban complejas y costosas.

Estos cambios son aún más evidentes en el ámbito de las comunicaciones. Por eso, hoy queremos que conozcas qué es la transformación digital, cuáles son sus ventajas y cuáles son los puntos clave de la transformación digital en el ámbito de las comunicaciones.

¿Qué es la transformación digital?

Al igual que cualquier cambio, el salto de la empresa al mundo digital puede generar ciertos temores, ya sea por desconocimiento del tema, o por información inadecuada. Si una empresa que se ha constituido a un ritmo habitual es invitada a asumir un cambio significativo en sus comunicaciones, tanto internas como externas es normal que surjan dudas al respecto.

Entre estas preguntas, la primera podría ser: ¿Qué es la transformación digital?, Una respuesta simple sería que se trata de la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de la empresa (procesos, activos, productos y servicios), con el fin de optimizar los procesos tanto internos como externos, mejorando al mismo tiempo los servicios prestados o los bienes producidos.

De esta manera, la empresa aumenta su productividad y rentabilidad, disminuyendo a su vez los costes al simplificar y automatizar procesos. Además, gestiona de mejor manera el riesgo y facilita incluso el sistema comercial para la clientela, lo cual se traduce en mayor competitividad e incremento de usuarios y consumidores, llegando a descubrir nuevas oportunidades de negocios.

Una integración con el mundo digital en el momento oportuno y de la forma adecuada potenciará la empresa y generará nuevas oportunidades. Por ello, es importante asumir la transformación digital como un medio para un fin. Como la adopción de elementos y técnicas que, al integrarse al negocio le brindaran no solo un valor agregado sino también un impulso que ayudará a alcanzar los objetivos planteados, y muchas veces incluso a diversificar las vías para el alcance de los mismos

Ventajas de la transformación digital

Aunque en una empresa, sea cual sea su envergadura (emprendimiento, mediana o gran empresa), se pueden aplicar diversos procesos claves de transformación digital, habría que admitir que la comunicación empresarial, tanto interna como externa, es un punto neurálgico en el momento de iniciar la integración de nuevas tecnologías. En el mundo actual la información es poder y los medios de comunicación usados como herramienta en la empresa determinan el poder llegar a ellos de manera eficaz. Es por ello que la transformación digital en la comunicación de la empresa ofrece numerosas ventajas, entre la cuales podemos encontrar:

  • Mejora la eficiencia de los procesos internos impulsando el trabajo en equipo, optimizando el manejo e intercambio de información y fomentando la colaboración entre los departamentos y sus integrantes.
  • Promueve una cultura de innovación y avance en la empresa, que en general fomenta la capacidad de aportar nuevas ideas.
  • Permite un conocimiento de la audiencia, facilitando el establecer segmentos de clientes en función de sus costumbres, gustos o intereses, y formular estrategias de marketing adecuadas a cada grupo.
  • Brinda la oportunidad que el trabajo se pueda realizar en cualquier momento y en cualquier lugar, al centralizar la información de las operaciones y administrar el acceso a la misma de forma eficiente.
  • Con la automatización de procesos, aumenta la capacidad de respuestas oportunas en situaciones cambiantes dentro de la empresa.
  • Otorga valor agregado a la empresa, no solo en cuanto a equipos y maquinarias, sino también respecto a las aptitudes del equipo humano, e incluso la capacidad de adaptación de la empresa en general a cambios de paradigmas comerciales y económicos.
  • Facilita la toma de decisiones debido al óptimo almacenamiento y procesamiento de datos e información.
  • Permite formular, evaluar y acceder a nuevas oportunidades de negocios gracias al análisis de datos.
  • Facilita, mediante la sistematización, los procesos de prestación de servicios y ventas a través de redes sociales o una página web (por ejemplo) lo cual mejora la experiencia del cliente. Así, será más sencillo obtener la fidelidad de éste y aumentar las posibilidades de recomendación del producto o servicio.
  • Fomenta las competencias digitales en integrantes del equipo, impulsando formas de trabajo productivas y flexibles que ayuden a retener y captar el talento humano.
  • Facilita las comunicaciones externas con terceros involucrados en el proceso, como proveedores, distribuidores, entre otros.
  • Aumenta las posibilidades de incremento de las ventas y disminución de los costes a corto, medio y largo plazo.

Puntos clave de la transformación digital en las comunicaciones

Es importante tener claro que la transformación digital no es el simple acto de adquisición de equipos tecnológicos, y no se trata de la sola incorporación de nuevos recursos tratando de buscar una adaptación de los procedimientos y medios tradicionales a la modernidad. La transformación digital es un proceso, que no necesariamente debe ser vertiginoso. Lo ideal es plantearse un proceso paulatino, para evitar el caos o trauma en la empresa, y las consecuencias negativas que pudiera generar un paso desorganizado hacia la era digital.

Es por ello que para abordar esta transformación de manera eficaz hay que prestar atención a algunos puntos clave:

Decisión

Puede resultar evidente e incluso innecesario mencionarlo, pero para emprender el camino hacia la transformación digital de las comunicaciones de la empresa, el primer y más importante paso es tomar “La Decisión”, especialmente para evitar que se comience un cambio que pueda quedar incompleto por la falta de compromiso y planificación hacia un objetivo.

Evaluación de la situación actual

Es muy importante saber hacia dónde vamos, o a dónde queremos llegar, determinando de forma concreta dónde nos encontramos. Es por ello, que evaluar la situación y condiciones actuales de los sistemas de comunicación de la empresa es fundamental, ya que eso nos permitirá, al momento de definir los objetivos, tener un panorama claro del camino a recorrer. Para ello se deben evaluar tanto los equipos, como los procesos del sistema de comunicación de la empresa, siendo recomendable realizar inventario de los equipos y diagramas de procesos que serán de gran utilidad al momento de determinar el alcance y orden de los cambios a efectuar.

Definición de los sentidos, fines y objetivos

Ya habiendo definido la situación actual, se puede proceder a definir los objetivos a alcanzar, primero en cuanto a la transformación digital en sí, para lo cual siempre resulta necesario acudir a especialistas en el tema de soluciones comunicacionales, que garanticen la formulación de un plan de acción adecuado para la empresa, y luego respecto a los objetivos empresariales que se buscan alcanzar con dicho proceso de transformación.

Adquisición de equipos y herramientas materiales

Teniendo un plan de acción bien formulado, para implementar el proceso de transformación digital lo siguiente que debemos hacer es adquirir las herramientas y sistemas necesarios para poder desarrollar nuestra actividad. Para ello es indispensable acudir a un proveedor que garantice la calidad de los equipos, diversidad de herramientas tecnológicas y los sistemas que mejor se adapten a las necesidades de las empresas.

Así, en el caso de las comunicaciones, entre las distintas soluciones que existen, las más buscadas son las que utilizan WebRTC. Este tipo de tecnología permite la comunicación tanto interna como externa entre los distintos empleados de la empresa, sin importar el lugar donde se encuentren. Tampoco hace falta realizar grandes inversiones en equipos e instalaciones, ya que únicamente se requiere un dispositivo (ya sea móvil, ordenador o tablet) conectado a Internet. De esta forma, la transformación digital adquiere una importancia fundamental en las comunicaciones, ya que actualmente no resulta necesario contar con una centralita física en la empresa, la cual permite únicamente la comunicación desde la propia empresa.

Estrategias de formación inicial y permanentes

Es fundamental también la capacitación del talento humano, con el fin de garantizar que los integrantes del equipo dominen los nuevos recursos, y puedan hacer un uso óptimo y eficiente de los mismos. Este proceso de formación será un elemento permanente de la empresa, para evitar caer víctima de la inercia tecnológica o conservadora. Así, mantendremos un equipo de trabajo de vanguardia que garantice el alcance permanente de los objetivos planteados, e incluso la permanente formulación de nuevas ideas y oportunidades de progreso.

Así pues, sabiendo lo que implica la transformación digital en la comunicación de la empresa, y las incontables ventajas que aportaría a tu negocio, te invito a contactar con un proveedor especializado que te permita implementar en tu empresa lo último en tecnología. Es el caso de Fonvirtual, el cual ofrece una gran variedad de planes y herramientas para empresas, y equipos de vanguardia y calidad garantizada. Si quieres conocer más información, no dudes en contactar con ellos a través de la web de la empresa.

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