Diferentes enfoques a la hora de abordar nuestra lista de tareas

En ocasiones tenemos la sensación de que nuestras tareas no finalizan nunca, pese a disponer de tiempo limitado para llevarlas a cabo. Si este es tu caso, debemos centrarnos en primer lugar a saber gestionarlas, si queremos ganar confianza, tiempo y eficacia.

Para una buena gestión, te aconsejamos que definas bien la tarea, con un título o enunciado, una descripción clara y una duración estimada. Recuerda que una tarea no es más que una pequeña porción de tu flujo de trabajo, y cuanto más concisamente la enunciemos, mucho mejor.

Por ejemplo, si trabajas en una asesoría, para una tarea como “gestión laboral del cliente X”, es mejor escribir algo como “llevar a cabo la tramitación laboral del cliente X frente a la Administración”.

Tal y como acabamos de ver, si enunciamos las tareas como una acción, vamos a poder identificar dentro de ellas, otras subtareas que forman partes de ella.

Si retomamos el ejemplo anterior, antes de realizar esta tarea, piensa si es lo primero que debemos hacer… Podríamos contestar “recopilar la información sobre el cliente X necesaria para efectuar su tramitación laboral” y “adaptar los datos del cliente X a la normativa vigente para tramitación laboral”.

Podemos clasificar las tareas en dos grandes grupos que llamaremos actividades y productos. Si una tarea va a ser una acción constante en el tiempo, estará clasificada dentro del primero. En caso de que tengan principio y fin, estará dentro del segundo.

A todos nos ha pasado que las tareas que forman parte de productos nos generan ansiedad e incluso rechazo, porque requieren que se finalicen para una fecha de entrega concreta. Si tienes esa sensación, es muy posible que antepongas todo tipo de escusas antes de ponerte manos a la obra.

Una manera efectiva de afrontar tu jornada laboral es que conviertas las tareas de tipo producto en actividades, aliviando tu sensación de hastío y cansancio mental. Así entra en juego las constancia en llevarlas a cabo, de forma continuada en el tiempo, hasta que se finalice.

Veamos un ejemplo, en vez de “redactar informe laboral”, que es un tarea de tipo proyecto, podríamos enunciarla como “dedicar una hora al día para redactar el informe laboral”, pasando a ser una actividad. Una actividad que implica que cada día avances en esta tarea hasta completarla. Lo importante no es que acabes la tarea, es que cada día seas constante de dedicar ese tiempo, sacándote el máximo partido en cada momento, hasta completarla.

Este enfoque a la hora de resolver las tareas que tenemos pendientes, nos puede ayudar cuando estemos atascados o saturados, para trabajar de forma más tranquila y acertada.

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