6 Claves para analizar y optimizar la gestión del tiempo

En este artículo vamos a explicar 6 claves básicas para aprender a sacarle el máximo rendimiento a nuestro tiempo en base a objetivos y acciones

En un mundo donde las prisas, distracciones y el estrés disminuyen nuestras capacidades en la gestión del tiempo, es importante conocer algunas reglas básicas que nos ayuden a potenciar nuestra productividad individual. Esa eficacia personal con la que gestionar eficazmente el tiempo del que disponemos para trabajar.

1. El proceso personal de mejora continua

Una de las claves que debemos analizar para mejorar la gestión del tiempo, es la eficacia personal como proceso de mejora continua, basándonos en la observación constante de las acciones que llevemos a cabo y los resultados que hayamos obtenido con ellas.

Si al final de nuestra jornada, analizamos qué hemos hecho y si nos ha servido de algo o no, podemos descartar lo que no funciona, eliminando ineficacias y poniendo de relieve nuevas alternativas para realizar nuestro trabajo diario con calidad y eficiencia.

El camino hacia la optimización de nuestra eficacia personal pasa por ese método de gestión y producción basado en la mejora continua de los procesos, consiguiendo reducir la ineficacia, simplificar los procesos de trabajo y aumentar la eficacia personal.

Otra ventaja que ganamos es que si analizamos nuestros procesos de forma regular para depurarlos, acumularemos una gran cantidad de conocimiento sobre nosotros mismos y nuestra forma de trabajar.

Una buena práctica podría ser anotar qué hemos aprendido durante la jornada de hoy. Si lo realizamos durante una semana, el viernes tendríamos un largo listado de nuevos conocimientos que poder organizar en base a la acción, el resultado y la lección: ¿Qué acción hice?, ¿Qué resultado obtuve de ella?, ¿Qué he aprendido de esta acción y su resultado?

Preguntas que podremos adaptar en cualquier caso a los objetivos que queramos analizar de nuestra jornada de trabajo.

Pensar en lo que has aprendido en el día y realizar anotaciones sirve al cerebro para interconectar información. Recuerda que invertir algo de tiempo al día de forma constante para reflexionar sobre tu trabajo, puede servirte de gran ayuda para afianzar los conocimientos.

2. Haz un uso adecuado de tu calendario

Disponer de un calendario nos ayuda a gestionar las tareas pendientes de realizar con estimaciones en días. Recuerda que no debes caer en el error de rellenarlo con multitud de tareas imposibles de cumplir porque aumentará tu estrés.

Es importante que la estimación de tareas al día sea coherente, abarcable, sólo así obtendrás una sensación optimista del uso del calendario para organizar tu tiempo.

Puedes por ejemplo, reservar al menos la mitad más de lo que estimes que te va a llevar una tarea determinada. También es muy recomendable dejar huecos libres entre bloques de tareas, por si se prolongan más de lo programado porque hayan aparecido necesidades imprevistas.

Si cumples con tu calendario, el éxito está asegurado y recuerda, lo importante no es cumplir todo lo propuesto a tiempo de forma estricta, sino la capacidad de tomar decisiones adecuadas para ejecutar y posponer.

Preguntas como ¿es conveniente hacer esta tarea ahora? O ¿qué orden es el más apropiado?, pueden servirte para replantearte una organización de tiempos y adaptarlos a nueva casuística. Porque en un calendario eres tú quien decide, organiza y da prioridades a lo que hay que hacer.

Por tanto, organizar de forma correcta tu calendario es un método de trabajo reflexivo, ya que exige una planificación previa bien meditada, para organizar tus capacidades de forma inteligente y gestionar las eventualidades fuera de nuestro control. De esta forma se convierte en una guía para trabajar con eficacia.

3. Antes del fin de semana haz una revisión semanal de tus avances

Las revisiones semanales de nuestras acciones nos van a servir para mejorar nuestra organización, flujo de trabajo y toma de decisiones.

En ellas analizaremos los datos que hemos generado durante la semana y que repletan nuestro calendario. Hablamos de listas de las tareas realizadas y las no realizadas, pero que sí fueron programadas.

Tal y como comentamos antes, revisarlas semanalmente nos va a ayudar a encontrar oportunidades de mejora en nuestra organización y programar las tareas futuras. Preguntas como si las acciones de la semana me han servido para hacer las tareas o si hay algo en lo que pueda mejorar, nos van a dar las respuestas necesarias para comprender si el método que estamos empleado produce los resultados deseados o debemos ajustarlo de cara a acciones futuras.

Es recomendable hacer las revisiones semanales al final de la semana, dedicar el viernes un par de horas para hacer un análisis profundo de cómo has desarrollado tu trabajo para identificar esas oportunidades de mejora y afiances los aprendizajes que has adquirido. Recuerda que también debe darte tiempo a programar las prioridades de la siguiente semana, lo que hará que las metas propuestas te resulten más asequibles cuando vuelvas el lunes a tu jornada laboral. Además, podrás tomar las riendas del fin de semana con la buena sensación de dejar en el trabajo todo en orden.

4. Practica la anticipación estratégica

La anticipación estratégica es la capacidad de saber con antelación qué sucesos van a interferir en la planificación de nuestro trabajo con el fin de elaborar planes de contingencia, que eviten que estos escenarios nos desvíen de conseguir los objetivos que nos hemos propuesto cumplir.

En lo preciso que seamos a la hora de definir esos planes estará la verdadera posibilidad de cumplir con nuestros objetivos: ¿Qué puede ocurrir que obstaculice lo que quiero hacer hoy?, ¿Cómo podría evitar que suceda?

Anticiparse también es tener en cuenta los errores de ser muy optimistas en los tiempos programados. Recuerda que si no llegamos nunca a completar los objetivos propuestos en el día, es porque las metas no son realistas con nuestras capacidades. Siempre es bueno añadir al menos un cincuenta por ciento más de lo que crees que te llevará realizar una tarea para poder cumplir siempre con los plazos de entrega. Y no te olvides de dejar espacios en blanco entre tarea y tarea en tu calendario para anticiparnos a imprevistos y eventualidades que nos retrasen.

Sólo llevando a cabo planes de anticipación estratégica conseguiremos ser eficientes y estar tranquilos.

5. Usar la técnica Pomodoro para administrar el tiempo

La técnica Pomodoro (Tomate en italiano, país en la que nace) es un método que sirve para administrar el tiempo. En este apartado veremos en qué consiste y cómo puedes integrarlo en tu rutina de trabajo.

Se basa en optimizar el tiempo que dediquemos a la ejecución de tareas gracias al uso de la alternancia de periodos de concentración y descanso, con duración de 25 minutos y 5 minutos, respectivamente. Por tanto, lo primero que debes hacer es ponerte una alarma para comenzar y parar.

Durante el bloque de concentración no se permite ningún tipo de distracciones, ni notificaciones de redes sociales, WhatsApp, ojeadas al móvil, búsquedas en Google… Sólo se permite estar concentrado plenamente en la realización de la tarea (también aplicable al estudio) que se tenga entre manos.

Tras sonar la alarma a los 25 minutos llega el descanso de 5 en el que sí puedes relajarte y consultar las notificaciones pendientes de revisar, dar un pequeño paseo para estirar las piernas, etc.

Aunque el tiempo de ambas fases es el recomendado, puede personalizarse. Lo importante es que verdaderamente cumplas con el tiempo que hayas adaptado y sus condiciones. Una buena forma de integrarlo en tu rutina es aplicarlo sólo durante unas horas en tu jornada laboral de mañana o tarde para adaptarte con mayor facilidad.

Recuerda que el descanso debe darte las ganas suficientes de continuar con fuerzas durante el periodo de concentración.

Como verás, la técnica Pomodoro se adapta a la necesidad que tiene el cerebro humano de pequeños periodos de descanso interrelacionados, que contribuyen al desarrollo de la memoria a largo plazo para afianzar los conocimientos adquiridos.

6. Respeta el fin de tu jornada laboral

Llegamos al final de la jornada laboral, un buen momento de decidir cuáles son las prioridades que deberemos abordar en la siguiente jornada. También podemos usar parte de este tiempo final para comprobar si hemos conseguido resolver aquellas que nos habíamos planeado para este día.

Siempre puede darse el caso de que no hayamos conseguido cumplir nuestros objetivos. Pero recuerda, debe ser algo puntual. Si te pasa todos los días al revisar tu trabajo, es porque la planificación no es realista y por tanto, tendremos que reflexionar sobre qué planificamos mal a la hora de gestionar el tiempo.

Hay muchos estudios que demuestran que tras una jornada de más de ocho horas la capacidad humana de concentración y atención se reduce considerablemente. Nuestro cerebro necesita descansar. Recuerda que dedicar muchas horas al trabajo no quiere decir que tu trabajo sea más eficaz. Nuestra claridad mental tiene su límite y debemos respetarlo.

Trabajas las horas adecuadas, rendir en ellas, y gestionar de forma correcta nuestro tiempo, no sólo va a garantizar la calidad de nuestro trabajo, además, va a aportarnos calidad de vida, fundamental para estar serenos y ser felices, dos sentimientos fundamentales para desempeñar nuestras obligaciones laborales de manera eficaz, creativa y resolutiva.

Si al final de la jornada laboral establecemos las prioridades del día siguiente y comprobamos los objetivos que hemos cumplido, nos iremos a casa con la satisfacción del deber cumplido.

Conclusiones

Tal y como hemos visto, cuando somos capaces de centramos en lo importante, el tiempo empleado va a darnos resultados óptimos y consecuentemente, conseguiremos el éxito de nuestro trabajo y el bienestar personal.

Trabajar la autodisciplina, la autogestión y la serenidad, reduce los niveles de estrés y mejora las competencias profesionales.

Sólo si aprendemos a evitar distracciones y escoger las tareas que realmente tienen un impacto en la consecución de nuestros objetivos, podremos cumplir con las prioridades que hemos planificado para nuestra jornada laboral.

• Revisa periódicamente tus acciones para optimizar la eficacia del trabajo.
• Organiza tus prioridades en el calendario y sé realista con los objetivos.
• Anticípate a las eventualidades que puedan retrasar tus tareas y objetivos programados.
• Usa la técnica Pomodoro para optimizar el tiempo que dediquemos a la ejecución de tareas y cumple con sus condiciones y tiempos.
• Respeta los horarios de inicio y fin de tu jornada laboral, porque en ello va tu salud, felicidad y eficacia como profesional.

Artículos relacionados