¿Qué es la facturación electrónica y porqué es importante para el Despacho Profesional?

La facturación electrónica aporta muchos beneficios en las operaciones financieras de los despachos profesionales como el ahorro de tiempos, económico o más seguridad, entre otros muchos

La factura electrónica o factura digital ha llegado para quedarse, marcando un antes y un después en la actividad diaria de los despachos profesionales.

Cuenta con la misma validez que una factura tradicional en papel, diferenciándose de esta en el formato y medio de emisión al receptor, que pasa de ser un procedimiento físico para realizarse a través de medios telemáticos.

En este artículo explicaremos con qué características cuenta una factura electrónica y su importancia en la transformación digital de los procesos del despacho para conseguir optimizarlos y ganar una mayor rentabilidad.

Qué es la facturación electrónica

El proceso de facturación electrónica no es más que la emisión o recepción de facturas digitales por el cobro de productos o servicios prestados por empresas o autónomos.

Las facturas electrónicas son versiones digitales de facturas en papel. Incluyen toda la información relativa a la transacción y datos de las partes que intervienen en ella. Además, su expedición está sujeta al consentimiento de las partes.

Requisitos que garantizan los siguientes aspectos:

1. La legibilidad de la factura, facilitada por el software informático que la genera o recibe.
2. La autenticidad e integridad de la factura, respaldada por diferentes métodos digitales como la forma electrónica con certificado, entre otros.

Por todas estas razones, la facturación electrónica se posiciona como una herramienta para luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.

Qué ventajas ofrece la facturación digital

La facturación digital supone una mejora considerable en las operaciones financieras ya que aporta múltiples ventajas sobre el modelo tradicional en papel, motivo por el cual, muchas administraciones públicas y empresas están apostando por ella.

Las ventajas o beneficios que aporta podemos resumirlos a continuación:

1. Ahorro económico de costes y menor impacto medioambiental: Beneficio tanto para el emisor, como para el receptor porque la facturación electrónica implica ahorros derivados de la impresión y envío postal que requiere el proceso tradicional en papel.
2. Ahorro de tiempo en el proceso de facturación: Con la facturación electrónica el tiempo de gestión, envío y cobros es más rápido, al sincronizar los datos en formato estructurado en el software facturación y contabilidad.
3. Reducción de errores humanos: El sistema de facturación electrónica automatizado evita los errores que se producen de forma involuntaria al introducir los datos a mano, por lo que se consigue una mayor eficacia en la gestión de las facturas.
4. Ahorro en el espacio de almacenamiento y acceso más ágil y rápido: Las facturas digitales pueden almacenarse digitalmente en múltiples sistemas sin ocupar espacio físico en las sedes de las organizaciones. Además, el acceso a la información es más rápido y sencillo.
5. Reducción del fraude fiscal: El software de facturación electrónica no es manipulable, por lo que con la factura electrónica se reducen las posibilidades de fraude.
6. Más seguridad en el envío de facturas: Al ser enviadas digitalmente gracias al uso de un certificado electrónico, su recepción está garantizada, ya que in interfieren en el proceso manos intermedias.

Por todas estas ventajas que ofrece la facturación electrónica, vemos como cada año aumenta su presencia entre las empresas y administraciones públicas que buscan mejorar la productividad de los departamentos contables.

Sage Despachos Connected y la facturación electrónica

Sage Despachos Connected es la solución de software ERP más eficiente para gestionar todas las áreas del despacho profesional. Alojado en la nube de DANTIA Tecnología se multiplican sus capacidades, ya que permite integraciones complejas con aplicaciones a medida y sistemas de business intelligence para el análisis de datos.

Dispone de un módulo para la facturación electrónica, que genera y firma todos los certificados electrónicos homologados por la Agencia Tributaria,  garantizando las emisiones según el formato estándar Facturae, así como el uso de otros tipos de formatos como XML-UBL o Pdf, entre otros.

Además, la herramienta garantiza el acceso a las facturas electrónicas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.

Las características de la factura electrónica en Sage Despachos Connected son las siguientes:

• Verifica el estado de las facturas enviadas a la plataforma seleccionada.
• Genera el fichero electrónico firmado, y realiza el envío al destinatario mediante correo electrónico.
• Archiva automáticamente las facturas generadas en la gestión documental.
• Incorpora una herramienta de recuperación de facturas archivadas en la plataforma con filtros de búsqueda.
• Integrado con la gestión contable de Sage Despachos Connected, contabilizando de manera automática todas las facturas generadas.
• El módulo se integra con las plataformas de facturación electrónica de La Caixa, la CECA, etc.

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